JAK ZAPLANOWAĆ BIURO ZGODNIE Z POTRZEBAMI PRACOWNIKÓW?

Wygląd biura powinien wynikać z tego, jak działa firma. Zanim pojawi się projekt aranżacji, trzeba ustalić, jak często zespoły korzystają z biura, które działy powinny znajdować się blisko siebie, ilu pracowników będzie korzystać z przestrzeni jednocześnie i jak może zmienić się organizacja w kolejnych latach.

Dopiero wtedy można zdecydować o liczbie stanowisk, sal spotkań, stref cichej pracy czy przestrzeni wspólnych. Podobnie jest z budżetem. Inaczej planuje się fit-out dla firmy, która zakłada szybki wzrost, a w inny sposób dla organizacji, która chce przede wszystkim poprawić jakość obecnej siedziby.

Przy planowaniu warto sprawdzić m.in.:

• jak poszczególne zespoły korzystają z biura i jak często je odwiedzają,
• gdzie potrzebne są miejsca do skupienia, a gdzie przestrzeń do pracy wspólnej,
• czy układ da się później zmienić bez dużej przebudowy,
• jakie rozwiązania techniczne mają największe znaczenie dla użytkowników,
• które wydatki rzeczywiście poprawią funkcjonowanie powierzchni.

Takie podejście pozwala uniknąć sytuacji, w której firma kończy aranżację, a po kilku miesiącach zaczyna poprawiać to, co nie sprawdziło się w codziennym użytkowaniu.

MODERNIZACJA BIUROWCA – CO RZECZYWIŚCIE ZWIĘKSZA JEGO WARTOŚĆ?

Podobne pytania pojawiają się przy modernizacji całych budynków. Nowe lobby albo zmiana wykończenia części wspólnych mogą poprawić odbiór nieruchomości, ale nie zawsze rozwiązują jej najważniejsze problemy. Nierzadko większe znaczenie ma modernizacja instalacji, ograniczenie zużycia energii albo możliwość łatwiejszego podziału piętra dla przyszłych najemców.

– Decyzja o modernizacji nie powinna wynikać wyłącznie z potrzeby odświeżenia budynku. Najpierw trzeba ustalić, co faktycznie poprawi jego funkcjonowanie i atrakcyjność w kolejnych latach. W jednym obiekcie będzie to poprawa efektywności energetycznej, w innym modernizacja systemów technicznych, zmiana funkcji części powierzchni albo rozwiązania poprawiające komfort użytkowników. Ważne jest też to, żeby właściciel lub najemca wiedział, z czego wynika koszt inwestycji i gdzie można go ograniczyć bez pogarszania jakości. Budynki pierwszego wyboru nie muszą być najnowsze. Znacznie ważniejsze jest to, czy są dobrze zarządzane i potrafią odpowiadać na zmieniające się potrzeby najemców – mówi Jakub Jędrys, Director, Head of Building & Project Consultancy w Savills.

KOSZTY FIT-OUTU BIURA – JAK ZACHOWAĆ KONTROLĘ NAD BUDŻETEM?

Przy aranżacji biura budżet rzadko pozostaje niezmienny od początku do końca. Na koszt wpływają zakres prac, ceny materiałów, terminy dostaw, dostępność wykonawców czy decyzje podejmowane już w trakcie realizacji. Problem zaczyna się wtedy, gdy inwestor zna jedynie końcową kwotę i nie wie, z czego ona wynika. Trudno mu wtedy ocenić, czy drożeje materiał, zmienia się zakres prac, czy pojawił się koszt, którego wcześniej nie zakładano.

W modelu Open Book by Savills inwestor ma natomiast pełny wgląd w strukturę budżetu i na bieżąco widzi, z czego wynikają poszczególne koszty. Pozwala on na:

1.      wgląd w koszty – ceny poszczególnych pakietów prac są podane bez ukrytych marż, a oferty i dokumenty są transparentne na każdym etapie;

2.      oszczędność dzięki strategicznym zakupom – a odzyskana kwota może zostać przeznaczona na podniesienie standardu projektu;

3.      elastyczność  – klient sam określa, czy chce zatwierdzać tylko najważniejsze kwestie, czy uczestniczyć również w wyborze wykonawców i konkretnych rozwiązań, a struktura projektu umożliwia szybkie reagowanie na zmiany rynkowe bez kosztownych renegocjacji;

4.      zespół ekspertów – specjaliści różnych branż koordynują projekt, wykonawców, harmonogram i jakość prac;

5.      przejęcie odpowiedzialności – Savills odpowiada za prowadzenie procesu od budżetu i przygotowania prac po realizację, odbiory i okres gwarancyjny.

– W Open Book klient widzi, jak powstaje budżet i może na bieżąco decydować, gdzie chce wydać więcej, a gdzie szukać oszczędności. Nie każdy chce uczestniczyć w wyborze każdego szczegółu, dlatego zakres zaangażowania można dopasować do konkretnego projektu. Jedni klienci chcą zatwierdzać najważniejsze decyzje, inni wolą dokładnie analizować oferty i warianty. W obu przypadkach inwestorzy mają dostęp do kosztów i wiedzą, co dzieje się z budżetem w trakcie realizacji. Przy fit-oucie to szczególnie istotne, bo zmiany często pojawiają się już po rozpoczęciu prac – mówi Piotr Stańko, Associate Director, Building & Project Consultancy Savills.

WYBÓR BIURA I FIT-OUT – GDZIE POTRZEBNY JEST PROJECT MANAGEMENT?

Pierwsze decyzje techniczne są podejmowane jeszcze przed podpisaniem umowy najmu. Przy wyborze biura warto sprawdzić nie tylko lokalizację, metraż czy standard budynku, ale również możliwości dostosowania powierzchni do potrzeb firmy. Znaczenie mają stan instalacji, ograniczenia techniczne, zakres prac po stronie właściciela i najemcy, przewidywany koszt aranżacji oraz czas potrzebny na jej przygotowanie.

Po podpisaniu umowy liczba zależności rośnie. Projekt architektoniczny trzeba skoordynować z instalacjami i wymaganiami technicznymi budynku, a równolegle pilnować uzgodnień z właścicielem, zamówień, wykonawców, terminów dostaw i odbiorów. Zmiana układu pomieszczeń może wymagać korekty wentylacji, elektryki czy oświetlenia, a opóźnienie jednej branży wpłynąć na termin kolejnych prac.

Dlatego project management może obejmować cały proces – od oceny powierzchni i przygotowania budżetu po projekt, realizację fit-outu i odbiory. Zespół Building & Project Consultancy Savills wspiera klientów również na etapie poprzedzającym aranżację, kiedy trzeba ocenić stan techniczny, możliwe ryzyka i nakłady związane z konkretną nieruchomością. Pozwala to zestawić oczekiwania firmy z tym, co rzeczywiście można wykonać w danej przestrzeni, w określonym czasie i budżecie.

CO BĘDZIE DECYDOWAĆ O ATRAKCYJNOŚCI BIURA W KOLEJNYCH LATACH?

Atrakcyjność budynku i samego biura będzie zależała od ich elastyczności, możliwości dostosowania do wymogów ESG oraz tego, jak łatwo można je modernizować wraz ze zmieniającymi się potrzebami użytkowników.

Istotne znaczenie ma spojrzenie na nieruchomość w perspektywie całego jej cyklu życia już teraz, także z uwzględnieniem przyszłych wydatków na eksploatację czy modernizację. Ułatwią to rozwiązania PropTech i wykorzystanie danych, które pozwolą lepiej zarządzać powierzchnią, energią i komfortem użytkowników. Powierzchnie, które można rozwijać i dostosowywać do nowych standardów, mają większą szansę utrzymać swoją atrakcyjność w czasie.